Depuis 2018, toutes les entreprises doivent se conformer au règlement général sur la protection des données (RGPD). Il s’agit d’une nouvelle règlementation européenne qui assure la protection des données à caractère personnel de toutes personnes concernées. Sur le marché, il existe quelques outils pouvant aider les responsables de traitement et les sous-traitants dans le cadre de la mise en conformité rgpd. Pour en savoir davantage sur le sujet, suivez notre article.
Le RGPD, c’est quoi ?
Le règlement général sur la protection des données (RGPD) est un texte règlementaire mis en vigueur depuis le 25 mai 2018. C’est un nouveau règlement européen qui assure la protection des personnes sur les traitements de leurs données personnelles.
Chaque entreprise, administration et organisation, sur le territoire européen sont concernées par le RGPD. Son application est obligatoire quelle que soit la taille de l’entreprise. On entend par données personnelles, toutes informations relatives à une personne physique.
Sous l’encadrement de la commission nationale informatique et libertés (CNIL), la mise en conformité rgpd repose sur quelques grands principes :
- Le consentement exprimé de façon claire et explicite ;
- Le droit à l’effacement ;
- La finalité des données collectées ;
- Et la confidentialité.
Mise en conformité rgpd : Les meilleurs outils
Les entreprises sont en mesure d’utiliser des outils modernes et performants en vue de les aider dans le processus de conformité au règlement européen. Vous trouverez sur notre lien des outils de mise en conformité rgpd simples et efficaces.
1-La conformité
Le module dispose de fonctionnalités permettant d’effectuer un état des lieux de conformité pour évaluer la situation de l’entreprise. Il se présente en forme de questionnaire avec des explications complètes et détaillées de chaque notion juridique et technique.
2-Le registre
Le module permet au responsable de traitement, au sous-traitant ou au prestataire de gérer le registre de traitement. C’est alors un outil de pilotage efficace RGPD. Il sert de référence pendant le processus de mise en conformité rgpd.
3-L’accountability
C’est un module qui permet de rassembler toutes les étapes de mise en conformité. Un coffre-fort numérique est à la disposition de l’entreprise pour assurer un hébergement sécurisé.
4-La sensibilisation
Un outil e-learning sur la sensibilisation doit intégrer vos outils de mise en conformité. Le module est sous-forme de formation pour chaque niveau d’expertise.
5-La gouvernance
Un outil qui dispose de toutes les fonctionnalités requises pour le respect du règlement sur la protection des données.
Comment bien choisir un outil de mise en conformité ?
Avec le grand nombre d’outils existants sur le marché, certains critères sont à prendre en compte pour choisir le meilleur :
Un hébergement de données dans un pays UE
L’outil RGPD doit pouvoir héberger les données dans un pays membre de l’UE. Une solution de conformité est soumise à un audit de sécurité effectué par un prestataire agréé.
L’efficacité et la performance de l’outil
Un logiciel est utile pour rendre plus simple et efficace les démarches de conformité. Le but est alors de gagner du temps dans la mise en œuvre de chaque étape du process. Les données personnelles peuvent alors bénéficier d’un suivi de bout en bout, avec un traitement rapide des informations.
La présence d’une fonctionnalité de justification
On utilise des logiciels RGPD et des outils RGPD pour pouvoir justifier et prouver facilement la conformité d’une entreprise. Un historique est disponible pour gérer et suivre l’évolution de l’entreprise.
La possibilité d’accéder à des ressources juridiques
Un data protection officer (DPO) dispose d’un ensemble de ressources juridiques grâce à un outil rgpd complet. On parle ici :
- Des actualités sur la règlementation ;
- La veille juridique ;
- Ou encore la documentation juridique.
Un logiciel DPO va directement intégrer ces informations au niveau de sa plateforme, pour un accompagnement personnalisé pour tous les responsables de traitement.
